Centralna e-rejestracja. Cztery obszary, które placówka musi uporządkować

Centralna e-rejestracja działa od 1 stycznia 2026 r. Objęła najpierw pierwszą wizytę u kardiologa oraz dwa programy profilaktyczne: mammografię i badania w kierunku raka szyjki macicy. Od 1 sierpnia 2026 r. doszły kolejne zakresy, a rozporządzenie zmieniające z sierpnia 2026 r. określiło harmonogram aż do końca 2027 r.

W wielu placówkach temat trafił do działu IT jako zadanie integracyjne. To zrozumiałe, ale niewystarczające. Integracja jest warunkiem wejścia do systemu, natomiast to, czy pacjent rzeczywiście szybciej dostanie termin, a placówka nie straci finansowania, zależy od organizacji pracy: aktualności harmonogramów, przygotowania rejestracji i sposobu monitorowania tego obszaru.

Co już obejmuje i co dalej

Obecnie przez centralną e-rejestrację umawia się pierwszą wizytę u specjalisty w dziewięciu zakresach: kardiologii, angiologii lub chirurgii naczyniowej, chorób zakaźnych, endokrynologii, hepatologii, immunologii, nefrologii, neonatologii i chorób płuc. Do tego dochodzą mammografia oraz test HPV HR, który od 1 sierpnia 2026 r. zastąpił w programie profilaktyki raka szyjki macicy klasyczną cytologię. Do specjalisty wymagane jest skierowanie, do badań profilaktycznych nie.

Kolejne zakresy zgodnie z harmonogramem (wybrane poradnie z każdego etapu):

• 1 lutego 2027 r.: neurologia, genetyka, geriatria, leczenie mukowiscydozy.
• 1 kwietnia 2027 r.: toksykologia, transplantologia, reumatologia, leczenie HIV/AIDS.
• 1 czerwca 2027 r.: leczenie bólu, proktologia, urologia.
• 1 sierpnia 2027 r.: chirurgia klatki piersiowej, chirurgia ogólna, chirurgia plastyczna, chirurgia szczękowo-twarzowa, kardiochirurgia, gastroenterologia.
• 1 września 2027 r.: choroby metaboliczne, diabetologia, otorynolaryngologia, audiologia i foniatria, logopedia.
• 1 października 2027 r.: neurochirurgia, ortopedia i traumatologia narządu ruchu.
• 1 listopada 2027 r.: położnictwo i ginekologia, alergologia, dermatologia i wenerologia, medycyna sportowa.
• 1 grudnia 2027 r.: okulistyka, hematologia, onkologia, pediatria, choroby wewnętrzne.

Centralna e-rejestracja obejmuje pierwszą wizytę. Kolejne wizyty, w tym kontrolne, pacjent nadal umawia bezpośrednio w poradni.

1. Finansowanie: harmonogram jest warunkiem zapłaty

Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych powiązała centralną e-rejestrację z rozliczeniami. Po upływie sześciu miesięcy od objęcia danego świadczenia centralną e-rejestracją NFZ finansuje wyłącznie te świadczenia, których termin wyznaczono z jej wykorzystaniem. Wyjątkiem jest sytuacja, w której placówka wykaże, że wyznaczenie terminu w systemie nie było możliwe z przyczyn od niej niezależnych. Odrębnie brak przekazania harmonogramów przyjęć może skutkować wstrzymaniem płatności.

Dla zakresów włączonych 1 sierpnia 2026 r. ten moment przypada na początek lutego 2027 r. Harmonogramy mają obejmować co najmniej trzy pełne miesiące kalendarzowe następujące po miesiącu ich udostępnienia, a placówka ma obowiązek na bieżąco je aktualizować. Wizyta powinna zostać zarejestrowana w systemie przed udzieleniem świadczenia, najpóźniej w dniu jego realizacji.

Gdzie jest ryzyko: pacjent umówiony „po staremu”, telefonicznie, bez wpisu do centralnego systemu. Dla pacjenta wizyta się odbyła. Dla rozliczenia z NFZ może się okazać, że świadczenia nie da się sfinansować.

2. Harmonogram to dane, a nie grafik w zeszycie

System szuka terminu dla pacjenta wśród wolnych miejsc z wielu placówek jednocześnie. Jeżeli w ciągu 40 dni (w przypadku specjalistów) albo 90 dni (w przypadku badań profilaktycznych) nie ma terminu spełniającego jego wymagania, pacjent może zapisać się do poczekalni. Gdy zwolni się miejsce, system zapisuje go automatycznie.

Ten mechanizm działa tylko wtedy, gdy harmonogram odzwierciedla rzeczywistość. Odwołana wizyta wraca do puli i może trafić do osoby z poczekalni, ale zmiana grafiku lekarza wprowadzona wyłącznie lokalnie, urlop niezgłoszony w systemie albo dodatkowe godziny przyjęć, o których wie tylko rejestracja, zaburzają cały proces.

Co musi działać: wskazana osoba odpowiedzialna za aktualność harmonogramów, określony czas na wprowadzenie zmiany oraz zasada postępowania, gdy placówka musi odwołać wizytę z własnej przyczyny. Ministerstwo Zdrowia podkreśla, że trudności organizacyjne placówek nie mogą obciążać pacjentów: pacjent ma otrzymać wyjaśnienie, dalsze instrukcje oraz nowy termin albo przewidywany czas oczekiwania.

3. Rejestracja: nowa rola, nowe pytania

Pacjent może umówić się samodzielnie przez Internetowe Konto Pacjenta lub aplikację mojeIKP, ale może też zadzwonić albo przyjść do placówki. Wtedy pracownik rejestracji zapisuje go w centralnym systemie, również do poczekalni, z uwzględnieniem jego preferencji, w tym minimalnego wyprzedzenia, z jakim chce poznać termin.

W badaniu przeprowadzonym w okresie pilotażu co czwarty pacjent nie rozumiał zasad działania poczekalni, a placówki zgłaszały większą liczbę pytań od pacjentów. Od 1 października 2026 r. część pacjentów, zwłaszcza tych, którzy nie korzystają z internetu, otrzymuje przypomnienia telefoniczne od wirtualnej asystentki „Anna”, dzwoniącej z numeru 116 117 na 7 dni i na 1 dzień przed wizytą. Asystentka pozwala potwierdzić lub odwołać wizytę, nie pyta o PESEL, dane z dowodu osobistego ani o płatności. Nieodebranie połączenia nie oznacza odwołania wizyty.

Co musi działać: rejestracja, która potrafi wyjaśnić pacjentowi poczekalnię, przypomnienia i telefon z 116 117, oraz aktualne dane kontaktowe pacjenta w systemie, w tym numer telefonu stacjonarnego u osób starszych. To pytania, które wcześniej czy później trafią do okienka.

4. Skargi i doświadczenie pacjenta

W 2025 r. do Biura Rzecznika Praw Pacjenta wpłynęło ponad 96 tys. zgłoszeń. W odniesieniu do przychodni powtarzały się problemy z rejestracją, odmową przyjęcia przez lekarza oraz brakiem możliwości telefonicznego kontaktu z placówką. Centralna e-rejestracja może część tych problemów rozwiązać, ale może też stworzyć nowe: pacjent, który znalazł termin w aplikacji, a na miejscu dowiaduje się, że lekarz nie przyjmuje, szybko staje się pacjentem składającym skargę.

Jak to sprawdzić u siebie

Najszybszy przegląd obejmuje trzy elementy, najlepiej na przykładzie jednej poradni, która jako pierwsza wchodzi do harmonogramu:

• Procedura: czy procedura rejestracji pacjentów i prowadzenia listy oczekujących uwzględnia centralną e-rejestrację, zapis za pacjenta, poczekalnię oraz odrębną ścieżkę dla wizyt kontrolnych.
• Odpowiedzialność: czy wiadomo, kto i w jakim czasie aktualizuje harmonogramy oraz kto reaguje, gdy placówka musi odwołać wizyty.
• Zespół: kilka pytań do pracowników rejestracji na różnych zmianach, na przykład jak zapisać pacjenta do poczekalni i co odpowiedzieć osobie, która dostała telefon z numeru 116 117.

Perspektywa jakości

Wewnętrzny system zarządzania jakością i bezpieczeństwem, wymagany ustawą o jakości w opiece zdrowotnej i bezpieczeństwie pacjenta, opiera się na monitorowaniu i analizie danych, w tym doświadczeń pacjentów. Centralna e-rejestracja daje do tego nowe, mierzalne dane: odsetek wizyt nieodwołanych, liczbę wizyt odwołanych przez placówkę, czas oczekiwania na pierwszą wizytę oraz skargi dotyczące rejestracji. Warto włączyć je do przeglądu jakości, zanim system obejmie poradnie o największej liczbie pacjentów.

Wnioski

Centralna e-rejestracja to zmiana technologiczna, ale jej skutki są organizacyjne: harmonogram decyduje o finansowaniu, rejestracja staje się punktem wyjaśniania nowych zasad, a jakość danych przekłada się wprost na doświadczenie pacjenta.

Placówki, które przygotują procedurę, wskażą odpowiedzialnych i przeszkolą rejestrację przed włączeniem kolejnych poradni, przejdą tę zmianę spokojnie. Pozostałe dowiedzą się o problemie z rozliczeń albo ze skarg.