Komu wolno wydać dokumentację. Cztery przypadki, w których najłatwiej o błąd

Udostępnianie dokumentacji pacjentowi jest w placówkach opanowane. Problem pojawia się wtedy, gdy po dokumenty zgłasza się ktoś inny niż pacjent, a decyzję trzeba podjąć od ręki, przy okienku albo przy porannej korespondencji. Wtedy błąd idzie w jedną z dwóch stron: albo wydajemy za dużo, albo odmawiamy bez podstawy.

Cztery sytuacje, w których dzieje się to najczęściej.

1. Wnioski sądów, prokuratury i innych organów

Ustawa wymienia podmioty uprawnione do dostępu do dokumentacji, między innymi sądy, prokuraturę, organy rentowe, Narodowy Fundusz Zdrowia, Rzecznika Praw Pacjenta oraz organy kontrolne. Dostęp przysługuje im jednak w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań, a nie w zakresie, o jaki poproszą.

Typowe błędy są dwa. Pierwszy to wydanie całej dokumentacji, choć pismo dotyczy jednego zdarzenia albo jednego okresu leczenia. Drugi to odmowa z ostrożności, bez sprawdzenia podstawy prawnej wskazanej w piśmie. Rzadko weryfikuje się też, czy osoba podpisana pod wnioskiem ma umocowanie, oraz czy pismo w ogóle wskazuje przepis, na podstawie którego organ występuje.

Osobną kwestią jest policja. Nie każde pismo z komendy oznacza uprawnienie do dokumentacji, a zakres dostępu zależy od tego, w jakim charakterze i na jakiej podstawie organ występuje.

Co z tym zrobić: wprowadźcie prostą listę kontrolną do korespondencji: kto występuje, na jaką podstawę prawną się powołuje, jakiego zakresu dotyczy żądanie, kto podpisał pismo. Wydanie następuje w zakresie wskazanym w piśmie, a wpis trafia do wykazu udostępnień. Wątpliwości rozstrzygajcie przed wydaniem, nie po nim.

2. Żądania zakładów ubezpieczeń

Zakład ubezpieczeń może uzyskać od placówki informacje o stanie zdrowia ubezpieczonego, ale tryb jest ściśle określony w ustawie o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej. Wystąpienie powinno wskazywać podstawę prawną i zakres żądanych informacji, zawierać imię i nazwisko lekarza upoważnionego przez zakład do wystąpienia, a do pisma dołącza się kopię pisemnej zgody ubezpieczonego albo jego przedstawiciela ustawowego.

Odpowiedzi udziela osoba wykonująca zawód medyczny upoważniona przez placówkę. Udzielenie informacji jest odpłatne, a wysokość opłaty ustala placówka z uwzględnieniem kosztów wytworzenia i przetworzenia informacji.

Najczęstszy błąd to potraktowanie wystąpienia ubezpieczyciela jak zwykłego wniosku o kopię dokumentacji i wydanie pełnej historii choroby. Drugi to realizacja żądania bez dołączonej zgody, na podstawie ogólnego zapisu z polisy, którego placówka nigdy nie widziała.

Co z tym zrobić: wydzielcie osobną ścieżkę dla ubezpieczycieli, z własnym wzorem odpowiedzi i własną taryfą. To nie jest to samo co udostępnienie dokumentacji pacjentowi.

3. Dokumentacja pacjenta małoletniego

Tu decyduje wiek pacjenta i zakres władzy rodzicielskiej, a rejestracja zwykle nie ma się na czym oprzeć.

• Pacjent poniżej 16 lat: dostęp ma przedstawiciel ustawowy.
• Pacjent od 16 lat: ma prawo do przystępnej informacji o swoim stanie zdrowia; jego zdanie zaczyna mieć znaczenie, co warto uwzględnić w procedurze.
• Pacjent po ukończeniu 18 lat: rodzic traci dostęp do dokumentacji, chyba że pacjent go upoważni. Upoważnienia z okresu małoletniości nie przedłużają się automatycznie.

Osobna trudność to rodzice po rozstaniu. Prawo do dokumentacji ma każdy przedstawiciel ustawowy, a więc co do zasady oboje rodziców, o ile żadne z nich nie zostało pozbawione lub ograniczone we władzy rodzicielskiej. Placówka nie rozstrzyga sporów rodzinnych, ale powinna wiedzieć, czego może żądać: dokumentu potwierdzającego tożsamość, a w razie wątpliwości orzeczenia dotyczącego władzy rodzicielskiej.

Co z tym zrobić: jedna kartka dla rejestracji z trzema progami wiekowymi i informacją, co robić przy sprzecznych żądaniach rodziców. Ten obszar najczęściej generuje skargi, bo decyzja zapada przy okienku, pod presją emocji.

4. Weryfikacja tożsamości i sposób przekazania dokumentów

Nawet prawidłowa decyzja o udostępnieniu może skończyć się naruszeniem ochrony danych, jeśli dokumenty trafią do niewłaściwej osoby albo pojadą niezabezpieczonym kanałem.

Powtarzające się sytuacje: wydanie kopii osobie, która przyszła z upoważnieniem, bez sprawdzenia dokumentu tożsamości; wysyłka skanu na adres e-mail podany telefonicznie; przekazanie wyników przez telefon osobie, która „przedstawiła się jako córka”; pozostawienie koperty w rejestracji do odbioru przez kogokolwiek, kto poda nazwisko.

Każde takie zdarzenie jest potencjalnym naruszeniem ochrony danych osobowych i wymaga oceny pod kątem zgłoszenia do Prezesa UODO, na co przepisy przewidują 72 godziny od stwierdzenia naruszenia.

Co z tym zrobić: ustalcie dopuszczalne kanały przekazania i zasady dla każdego z nich: weryfikacja tożsamości przy odbiorze osobistym, zabezpieczenie hasłem przy wysyłce elektronicznej i przekazanie hasła innym kanałem, zakaz udzielania informacji telefonicznie bez ustalonej wcześniej procedury weryfikacji. To najtańsza zmiana z całej listy i jednocześnie ta, która najskuteczniej ogranicza ryzyko.

Jak to sprawdzić u siebie

• czy korespondencja od organów jest oceniana według stałej listy kontrolnej, czy uznaniowo,
• czy zakres wydanej dokumentacji odpowiada zakresowi żądania wskazanemu w piśmie,
• czy wystąpienia ubezpieczycieli mają dołączoną zgodę ubezpieczonego i czy idą osobną ścieżką,
• czy rejestracja wie, jak postąpić przy dokumentacji pacjenta, który właśnie skończył 18 lat,
• czy przy odbiorze osobistym weryfikuje się tożsamość i czy jest to odnotowane,
• czy dokumentacja wysyłana elektronicznie jest zabezpieczana,
• czy zdarzenia z tego obszaru trafiają do rejestru naruszeń ochrony danych.

Perspektywa systemowa

Wszystkie cztery sytuacje łączy to, że decyzja zapada szybko, często poza działem dokumentacji, i bez możliwości konsultacji. Dlatego rozwiązaniem nie jest kolejne szkolenie ogólne, lecz krótkie, jednostronicowe instrukcje w miejscach, w których te decyzje faktycznie zapadają: w rejestracji, w sekretariacie i w kancelarii.

Warto też ustalić jedną ścieżkę eskalacji. Pracownik, który ma wątpliwość, musi wiedzieć, do kogo zadzwonić, zanim wyda dokumenty, i mieć pewność, że wstrzymanie wydania do wyjaśnienia nie będzie mu poczytane za opieszałość.